Методология повышения продуктивности GTD: внедряем за полчаса
Вам не кажется, что тайм-менеджмент по своей сути абсурден? Дословно данный термин переводится как управление временем, что уже задает для системы неправильный по своей природе вектор. Мы ведь не в состоянии управлять временем, замедлять или останавливать его. Это просто невозможно.
Конечно, каждому этого хотелось бы. Особенно в дни, когда обрушивается огромное количество дел и следующей за ними информации. Уйма задач, справиться с которыми просто не представляется возможным, быстро вводит вас и ваше подсознание в состояние глубокого стресса. Как же выйти победителем из этой ежедневной битвы с делами и растущим напряжением?
Методология GTD и ее суть
В 2001 году вышло первое издание книги, посвященной методике повышения продуктивности под названием GTD («Getting Things Done»). Из-за не совсем корректного перевода (а книга была переведена на 23 языка) в своем русскоязычном варианте пособие получило название «Как привести дела в порядок». Верный вариант должен был звучать как «Доведение дел до завершения» и нести совершенно иной смысл.
Дэвид Ален (автор методики) акцентировал свое внимание на освобождении от стресса, связанного с попыткой постоянного удержания необходимой информации в голове, и достижения максимальной результативности благодаря чистому и свободному сознанию. И благодаря методике GTD вы можете прекрасно справиться не только с этими, но и с рядом других не менее важных задач.
Данная методология активно используется как обычными подростками, спортсменами и работниками, так и очень известными личностями, крупными предприятиями и мировыми корпорациями. GTD может быть успешно применима для организации жизни в абсолютно любой области, что еще раз доказывает высокую эффективность ее принципов.
Шаг 1. Организация экосистемы
Начинать внедрение методологии лучше всего именно с качественно организованной экосистемы, так как она является фундаментом GTD. Это место обработки, хранения и чтения абсолютно всего информационного потока, с которым приходится сталкиваться в рабочей или личной сфере жизни. Поэтому главным критерием, которому должна отвечать экосистема – это постоянная доступность и удобство использования.
Информация – именно на этом этапе происходит освобождение сознания от непрерывного потока данных. И если на заре развития GTD единственным инструментом для хранения информации была бумага, то сейчас наилучшим выбором являются компьютеры и телефоны. Работа с информационным хранилищем более подробно будет рассмотрена далее, а пока нужно определиться с оптимальным решением. Лучшими инструментами можно считать приложения для компьютера и телефона от Evernote, Google Keep, OneNote. Можно легко найти аналоги, но главное — организовать систему категорий или папок, которая будет понятна и удобна. Например, можно разделить информацию на рабочую, личную, спортивную и т.п.
Задачи – наверное, самый часто используемый и важный компонент в методологии. Список задач должен быть удобен и комфортен в ежедневном использовании, в противном случае эффективность работы будет низкая. Среди наиболее популярных приложений можно выделить Todoist, Any.do, Trello. Также можно использовать Google Docs или просто систему папок на компьютере.
Рекомендуемая структура, которая позволит реализовать принципы GTD:
Входящие – сюда будут помещаться все дела, которые не имеют соответствующей категории (а иногда и даты выполнения). Именно здесь будет храниться весь хаос из головы.
Проекты – это дела, состоящие из двух и более действий. Например, у вас возникла необходимость в сервисном обслуживании автомобиля. Можно создать соответствующий проект и выстроить внутри него последовательность действий (найти номер телефона СТО, записаться на определенную дату, сдать машину и т.п.).
Контексты – это список определенных мест или условий, в которых вы периодически оказываетесь, и соответствующий им перечень дел. Например, вы один раз в месяц ездите на выходные в родной город, к родителям. И при этом есть определенные дела, которые можно сделать только в этом городе и именно в это время. Использование контекста (меток) позволяет выполнять подобные задачи наиболее эффективно и организованно.
События – сюда помещаются все важные встречи, мероприятия и другие дела, которые имеют четкую дату и время выполнения. Бумажные органайзеры в этом плане неудобны тем, что их не всегда можно взять с собой. Лучше всего, если это будет электронный календарь, который всегда есть в телефоне. Вполне пригодны стандартные календари современных смартфонов, синхронизируемые через специальные аккаунты (например, Календарь Google, iCloud, Outlook).
Шаг 2. Сбор и обработка информации
После выбора хранилища, списка задач и календаря необходимо научиться освобождать разум от текущих дел и сопровождающей их информации. Очистите свой мозг для творчества и чистой деятельности, которая не будет отягощена непрерывным удержанием списка важных встреч или задач отдаленного будущего. Уже давно известно, что многозадачность является не самой эффективной формой организации рабочего процесса. А удержание лишних данных в голове во время выполнения другой работы как раз и является одним из проявлений многозадачности.
Постоянный перевод информации в соответствующую ячейку экосистемы должен стать привычкой. Без этого просто невозможна эффективная и быстрая работа в методологии GTD. Попытка удержания каких-либо данных в голове вместо их немедленной фиксации в экосистеме создает лишнюю нагрузку и уменьшает эффективность работы. Поэтому лучше отладить механизм обработки информации до автоматизма и сконцентрироваться на выполнении более важных дел.
Весь поток данных можно разделить на следующие категории:
1. Требуется действие
Сделать дело немедленно, если оно займет меньше пяти минут.
Если задачу можно делегировать, сделать это.
Отложить (запланировать) дело с датой выполнения или без нее.
2. Действие не требуется
Сохранить на информационном носителе
Удалить это, если ценность минимальна
В список «когда-нибудь», «желания»
Шаг 3. Обзор
Ни одна система не будет жизнеспособной и эффективной, если ей не уделять достаточно внимания. Необходимо быть в курсе состояния текущих и грядущих дел, отслеживать нагрузку по дням, постоянно оценивать объем работы по проектам, а также правильно распределять ресурсы между задачами внутри них.
Поэтому как минимум один раз в неделю (а лучше в день) нужно полностью просматривать списки задач и освежать картину целей. Не нужно ничего запоминать, просто вспомните свои приоритеты и двигайтесь дальше.
Шаг 4. Действия
Одно из ключевых отличий GTD от многих других методик заключается в том, что все действия осуществляются не ради самого факта организации, а ради результативности. Ценность имеет качественный и четкий результат, а не идеально составленный план. Именно поэтому суть экосистемы сводится к тому, чтобы быстро разгрузить ваш разум и составить последовательность непрерывных действий. Помните, что система хранения информации и списков задач существует не ради идеальных планов, а ради быстрой и результативной работы.
Заключение
Методология GTD многими воспринимается как сложная и запутанная система, требующая долгого изучения и внедрения. Но на самом деле базовые принципы не требуют чтения специальной литературы или посещения курсов. Эти правила можно взять на вооружение прямо сейчас и начать свой путь к организованной и эффективной работе без стресса. А уже позднее изучить первоисточник, которым является книга Дэвида Алена «Как привести дела в порядок», и выйти на новый уровень.
Не в наших силах замедлить или остановить время. Мы можем лишь изменить свое отношение к своим целям, перестать пытаться управлять временем и начать управлять собой и своей жизнью.
12 сентября 2017