Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента
Человек 21 века, какой он? Наверняка всегда спешит и никуда не успевает… Выполняя одновременно несколько заданий, пытается сэкономить время и сделать больше. В итоге к концу дня остается без сил, а чувство удовлетворенности не испытывает. Почему? В режиме многозадачности очень сложно отличить важное от второстепенного, правильно расставить приоритеты и распланировать время. Нескончаемый поток дел растет, как снежный ком, и 24 часов в сутках становится недостаточно, чтобы все успеть. Из-за постоянного стресса падает работоспособность, пропадает мотивация и опускаются руки.
Учеными давно доказано: мозг человека не способен выполнить 2 равнозначные задачи одновременно. А попытка обойти правило приводит к существенному снижению продуктивности. Причина кроется в рассредоточении внимания и невозможности концентрации на нескольких видах деятельности одновременно. Поэтому необходимо четко понимать, что нужно сделать срочно, что может подождать, а на что и вовсе не стоит отвлекаться. В этом поможет один из лучших инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Простая, понятная и удобная в использовании. И одновременно наглядная, точная и просто незаменимая в повседневной деятельности любого успешного человека.
История создания
Авторство принадлежит Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру, который в 1949 году возглавил вооруженные силы НАТО, а позднее стал 34 президентом США(1953-1961 года). Эйзенхауэр был символом 50-х годов, воплощал руководящую силу, надежность, благосостояние и мощь американского народа.
Структура матрицы
Инструмент состоит из четырех секторов, которые лежат на двух осях: вертикальная – показывает уровень важности, а горизонтальная – срочность выполнения. Система построена таким образом, что каждая область имеет свои качественные показатели. Задачи ранжируются и вписываются в подходящие разделы, образуя наглядную и четкую картину.
- Важные /срочные (квадрат А, красный).
- Важные/несрочные (квадрат В, желтый).
- Срочные/неважные (квадрат С, зеленый).
- Несрочные /неважные (квадрат D, голубой).
Чтобы добиться большей продуктивности, нужно учитывать следующие рекомендации по заполнению:
- составить список всех дел и определить их приоритетность;
- заполнить матрицу, в зависимости от важности и срочности дел;
- заданий должно быть не больше 8 в одном разделе, иначе не получится сосредоточиться на конечной цели;
- нельзя смешивать профессиональную и личную сферы деятельности в одной матрице;
- срочные задачи должны решаться немедленно, а важные – конструктивно.
Сектор А (выполнить немедленно)
Нельзя перегружать этот квадрат. Максимум 1 – 2 задания, а в идеале – он должен быть пустым. Показатель организованности и успешности самодисциплины. Естественно, жизнь непредсказуема и иногда случаются непредвиденные ситуации. Но если квадрат постоянно перегружен, то стоит уделить большее внимание тайм-менеджменту и пересмотреть приоритеты. А также своевременно выполнять задачи остальных секторов.
Какие задания сюда вписывают:
- от выполнения которых зависит осуществление поставленных целей;
- связанные со здоровьем;
- невыполнение которых влечет неприятности.
Причины загруженности квадрата А.
- Откладывание дел «на потом».
- Отсутствие самодисциплины.
- Пренебрежение делегированием.
Делегирование – это передача права выполнения какой-либо задачи другому лицу.
Сектор В (выбрать время для выполнения заданий)
Сюда записывают задания по планированию и анализу (основная деятельность), а также дела, из которых состоит повседневная жизнь (спорт, оплата услуг, питание, СТО автомобиля).
Содержит приоритетные задачи, которые требуют максимум внимания:
- постановка целей;
- краткосрочное планирование;
- подготовительные работы;
- обучение и повышение квалификации;
- саморазвитие;
- прохождение планового обследования.
Несрочные дела решаются взвешенно и конструктивно. Это позволит продумать нюансы стратегии и раскрыть свой потенциал. Такой подход гарантирует достижение поставленных целей, наряду с достаточным количеством свободного времени. Снизятся нагрузка и стресс, а жизнь станет насыщенной и позитивной.
Чем меньше он заполнен, тем хуже самоорганизация. Причины:
- пренебрежение обучением,
- переполненность квадрата А,
- отсутствие четкой цели и способов ее достижения,
- лень.
Сектор С (делегировать другому человеку)
Задачи не относятся к конечным результатам. Это отвлекающий фактор, который мешает сосредоточиться и снижает эффективность. Никоим образом не пересекаются со срочными делами квадрата А, поэтому не стоит их путать! В противном случае ждет провал. Всегда нужно помнить о целях и отличать важное от второстепенного.
Причины перегруженности сектора:
- нерациональное использование времени,
- некорректная расстановка приоритетов.
Сектор D (выполнить позже)
Вписанные в этот квадрат задачи – препятствия на пути достижения целей. Они очень привлекательны, доставляют удовольствие, помогают расслабиться, снять стресс и приятно провести время. Удержаться сложно. Но непременно нужно.
Сюда относят:
- хобби;
- встречи с друзьями;
- незапланированная поездка на отдых;
- просмотр телевизора;
- чтение художественной литературы
- гости и т.д.
Когда все дела в порядке, то и цели будут достигаться быстро и без особого труда. Это прибавит уверенности в себе и поможет самореализоваться. Главный секрет – организованность и собранность, четкость действий. Нужно четко понимать: что, когда и зачем делать. Освоение этого инструмента позволит грамотно распорядиться нагрузкой и освободить достаточное количество времени для любимых занятий.
Матрица Эйзенхауэра – лучший помощник и путеводитель в режиме многозадачности.
Смотрите также: Уроки тайм-менеджмента для начинающих